Økonomiforvaltningen forstår spørgsmålet vedrørende muligheden for,
at socialøkonomiske virksomheder kan blive en del af Kvantum, som
muligheden for, at socialøkonomiske virksomheder er tilgængelige i
indkøbsløsningen i kommunens fælles ERP-system Kvantum.
Ad. 1: Hvordan har Københavns Kommune opfyldt kravet i indkøbspolitikken om, at socialøkonomiske virksomheder skal have nem adgang til
kommunens udbud, herunder ved at dele udbud op i mindre dele?
Det fremgår af Københavns Kommunes indkøbspolitik for 2023-2026
”Ansvarlige og bæredygtige indkøb til gavn for borgere og samfund”, at
et af kommunens indsatsområder er at ”Understøtte, at SMV'er og socialøkonomiske virksomheder kan byde ind på kommunens opgaver for
eksempel ved, at udbud deles op i mindre dele og at udbudsmateriale
og -proces gøres så enkelt og let tilgængeligt som muligt.”
Københavns Kommunes udbudskonsulenter arbejder dagligt for at udarbejde enkle og tilgængelige udbudsmaterialer, der understøtter, at
også små og socialøkonomiske virksomheder kan deltage i konkurrencen om offentlige kontrakter. Til dette formål inddrages markedet ofte i en dialog før igangsættelsen af udbuddet.
Københavns Kommune har også iværksat et initiativ i regi af Rådet for
demokratiske, kooperative og socialøkonomiske virksomheder og Københavns Kommunes Indkøbspolitik. Initiativet indebærer, at der er blevet udarbejdet en oversigt over de muligheder, som udbudsreglerne
rummer for at tilrettelægge et udbud således, at man bedst understøtter socialøkonomiske virksomheders deltagelse. Oversigten er udarbejdet både i form af et vejledende notat samt i en forkortet version med et
mere læsevenligt grafisk design, hvor der alene udestår den sidste grafiske opsætning.
Det er hensigten, at dette materiale skal udbredes til Københavns Kommunes medarbejdere med henblik på yderligere at inspirere udbudskonsulenter og indkøbere til at tilrettelægge udbud og indkøb på en
måde, der sikrer bedst mulig deltagelse fra socialøkonomiske virksomheder. Materialet vil blive tilgængeligt på kommunens intranet og promoveret i diverse relevante interne fora, så som Netværk for Bæredygtige Indkøb og Udbudsjuridisk Netværk, primo maj 2024.
Ad 2: Hvordan kan socialøkonomiske virksomheder blive en del af
Kvantum ved opgaver, der ligger under kravene om udbud?
Såfremt Københavns Kommune har rammeaftaler inden for et givent
område, er det denne rammeaftale, der bør benyttes, da denne rammeaftale har været konkurrenceudsat i overensstemmelse med udbudsreglerne. Socialøkonomiske virksomheder bør derfor alene anvendes,
hvor der ikke er en rammeaftale eller hvis de socialøkonomiske virksomheder har fået tildelt en rammeaftale.
Det gælder desuden, at der er annonceringspligt for indkøb over ca. 0,5
mio. kr. hen over fire år og EU-udbudspligt for indkøb over ca. 1,5 mio.
kr. hen over fire år. Det er derfor Økonomiforvaltningens umiddelbare
vurdering, at langt størstedelen af alle indkøbskategorier, vil overstige
kravene til annonceringspligt.
Ad 3: Kan der laves en særlig søgefunktion i Kvantum, hvor udbydere
af en opgave kan søge specifikt på registrerede socialøkonomiske virksomheder (RSV), hvis de ønsker, at det skal være en socialøkonomisk
virksomhed, der skal løse opgaven?
I forhold til en særlig søgefunktion i Kvantum, så er det en forudsætning, at de socialøkonomiske virksomheder er registreret korrekt i CVR-registret samt at den eksisterende integration mellem CVR-registret og
Kvantum tilpasses. En eventuel udvidelse af integrationen mellem CVR-registret og Kvantum vil medføre udgifter til analyse (tekniske muligheder og prisestimat), udvikling og opsætning. Udgifterne til løsningen vil desuden afhænge af ønsker til brugervenlighed i funktionaliteten.
Derudover øger det risikoen for fejl, når der indføres Københavns Kommune-specifikke tilpasninger i Kvantum, såsom en særlig søgefunktion,
der kan fremsøge socialøkonomiske virksomheder og derfor anbefales
det ikke. Københavns Kommune tilstræber en standardiseret opsætning
af Kvantum og en særlig søgefunktion vil forventeligt påvirke standardopsætningen af Kvantum flere steder og der vil dermed være en risiko
for fejlscenarier forbundet med implementeringen.